«Укрощение строптивой» или комфортная цифровизация. Часть 1: составляем техническое задание для цифровой трансформации

Во время исследований цифровой зрелости компаний из разных отраслей (нефтегаз, финтех, ритейл, интеграторы ПО и др.), мы столкнулись с общей проблемой руководителей. Большинство из них не могут объективно проанализировать потребность в цифровой трансформации и автоматизации процессов, не понимают принципов расчета финансирования изменений, глубины планирования. Для многих из них взаимодействие с ИТ-структурами и актуализация проблем — это «черный ящик».

Обсудим сложные вопросы цифровой трансформации:

• Как долго оцифровывать бизнес и автоматизировать процессы?
• Сколько это будет стоить?
• Как профинансировать изменения?
• Актуальны ли цифровые изменения для вашего бизнеса в принципе?

Расскажем про подводные камни, структуру и логику технического задания (ТЗ), покажем принципы взаимодействия руководителей с ИТ-структурами, чтобы сформировать понимание, как правильно составить ТЗ для цифровизации.

Для чего «укрощать строптивую»? Начнем с того, что цифровизация — это для некоторых руководителей «страшный зверь». Кто-то с ней уже живет, и эти процессы протекают в компании давно. Кто-то в пионерах и передовиках, а кто-то ждал до последнего: когда само собой рассосется, либо пока гром не грянет.

Для чего нужна цифровизация? Вызовы рынка, запросы и темпы развития, которые происходят, не оставляют бизнес безучастным в части его трансформации и цифровизации, а также необходимости составления ТЗ .

Техническое задание, — первый шаг процесса цифровизации.

Это документ, который объясняет заказчику и исполнителю, что и как необходимо сделать, как это будет выглядеть, какие технические и экономические требования возлагаются на это решение. Именно поэтому ТЗ в этой части достаточно «строптивая штучка», которую нужно очень тщательно продумать в самом начале.

Самый простой пример — это строительство: все зависит от фундамента. Так же и при цифровой трансормации: техническое задание — это основа.

Правильно замерив местность, мы поймем, как именно строить: какую пропорцию цемента использовать, какие сваи устанавливать и т. д. Так же и с ТЗ: мы должны исследовать все бизнес-процессы, понять глубину, решаемые задачи, провести аналитическую фазу для того, чтобы составить требования к системе и согласовать их с заказчиком, чтобы он сам понимал, как это все будет происходить.

Вероятно, в период составления технического задания будут оптимизированы некоторые бизнес-процессы в компании, чтобы соответствовать вызовам рынка и для возможности масштабировать бизнес, снизить затраты на цифровизацию в будущем или уже на старте.

Метафора про «строптивую цифровизацию» появилась не на пустом месте: это первый камень преткновения, когда устанавливаются все правила взаимоотношений между заказчиком и исполнителем, разработчиками внутри команды и постановкой цели, которая будет двигать всеми.
С одной стороны, команда исполнителя пытается заработать денег, с другой, — это бизнес, который пытается улучшить свои показатели за счет цифровизации: быть в тренде, улучшить все процессы, и как следствие — извлечь выгоду. Например, автоматизируем или упрощаем процесс, пытаемся избавиться от ненужных операций, которые отнимают много времени и человеческих ресурсов, затрат на электроэнергию, тепловодоснабжение и все остальное.

Но есть и другая преграда: заказчик хочет сэкономить, при этом много непонятного и сложного для постановки задачи на его стороне. Он, как правило, если не имеет своего собственного IT-департамента или отдела разработки, для него это сложно, непонятно и опасно. Есть четкое ощущение, что это некая бездна, которая сейчас затянет, и управлять он этим не сможет. В результате ТЗ превращается в «некую сложную штуку».

Когда человек пытается что-то построить, он привлекает архитектора. Ему нужно провести исследования, понять, какой на участке грунт, заказать проект дома и т. д. Как только он понимает, что это стоит каких-то денег, он, положив на весы свой бюджет, принимает решение, что сделает это своими руками. Далее пытается начинать строить по наитию, либо ставить перед рабочей бригадой задачу в формате «мне бы надо сделать какую-то магию, чтобы это потом зашевелилось». В итоге почти в 100% случаев затраты на реализацию увеличиваются кратно. И в этой части конфликт интересов делает ТЗ на цифровизацию строптивым.

В первую очередь, это все-таки специалист, который разбирается в матчасти. Роль укротителя обычно выполняет исполнитель: команда, которая четко понимает и может правильно поставить задачу. К сожалению, написать правильное ТЗ, когда команда разработки исполнителя его поймет, реализует и в итоге сдаст тот самый продукт, который требовался заказчику, без посторонней помощи может порядка 25−30% заказчиков.

Однако здесь будут значительные риски. Для того, чтобы в работе с ТЗ все получилось, важно корректно провести аналитику: наблюдать, фиксировать, создавать определенные обстоятельства для выработки стратегии и тактики «укрощения строптивой» цифровизации.

Мы подошли к первому шагу, который помогает укротить этого «страшного зверя» (ТЗ). Группа аналитиков высаживается на предприятие заказчика и анализирует все бизнес-процессы, поведение использующихся там систем, знакомится со всеми регламентами, документацией и выводит формулу, при которой удастся достичь успеха. Мы фактически занимаемся оцифровкой процессов и прорабатываем управление изменениями, чтобы всё шло по плану.

Подробнее особенности работы команды, отвечающей за цифровую трансформацию бизнеса мы рассмотрели в этой статье.

Как нет одинаковых отпечатков пальцев, так нет одинаковых процессов. Они могут быть унифицированы по отраслям и направлениям деятельности компаний, но, как правило, всегда есть нюансы, которые относятся к кастомизации конкретного заказчика. Цель и задачи у всех, по сути, одинаковые, но внутри процессы могут протекать по-разному.

Если мы рассматриваем написание отраслевого ТЗ в рамках крупных компаний, то для них объединение на конкурентном рынке, вероятно, не интересно.

Для среднего и малого бизнеса это палочка-выручалочка: обороты не настолько большие для того, чтобы потянуть дорогостоящую заказную разработку или создание собственного ПО. Но в целом оптимизировать процессы внутри отрасли или в отдельно взятых направлениях вполне разумно: есть единые понятия и методы, которые зафиксированы. Что касается технологий предприятий, они могут отличаться в чем-то друг от друга, но это уже кастомизация.

Маленькие компании не могут себе позволить больших бюджетов и потратить достаточное количество денег для того, чтобы, в перспективе сэкономить или заработать на этом. Для них объединение будет полезным и нужным: позволит решить общую задачу, а потом уже уйти на уровень отладки и кастомизации. Речь идет о создании ядра продукта и отладке бизнес-процессов внутри на базе этой платформы.

Для углубления в тему во второй части статьи разберем четыре ситуации взаимодействии заказчика с исполнителем по вопросам «укрощения строптивой» цифровизации.

Если ищете профессиональную поддержку в вопросах цифровой трансформации, наши эксперты готовы помочь.

Свяжитесь с нами, и мы обсудим дальнейшие шаги.